G套件管理员的5个重要任务

2020-01-21 16:27:42

在处理各种各样的日常变化时,G Suite管理员会添加新账户,并允许新设备在用户加入组织时进行连接,为附加解决方案授权应用程序,并在用户离开、设备停止使用或需要通过应用程序时进行调整。

有时,帐户、设备或连接的应用程序保持活动的时间比正常时间长。如果G Suite管理员不在办公室,或者忙于其他紧急任务,这些常规更改可能会被推迟或忽略,而且当G Suite管理员是兼职任务而不是全职工作时,延迟的可能性会增加。

谨慎的管理员会定期评估G套件的管理控制台设置,并在其他工作需求较少的时候(比如在休息或假期期间)安排检查。例如,你可以把下面的工作作为年终计划的重要组成部分。详细的回顾可能会花费大量的时间,特别是当您的组织包含大量的人员、设备或应用程序时。

您将需要一个能够访问组织的G Suite管理控制台的G Suite管理员帐户,并且希望确保您所做的任何更改都得到了组织的批准。


检查用户帐户列表,以确保活动帐户对应于应该拥有它们的人员集。要在管理控制台中执行此操作,请选择Users并查看帐户列表。若要挂起和/或删除任何不需要的帐户,请将光标放在要调整的帐户行中,选择More,然后挂起。不要选择删除,如果你可能需要保存任何数据从该帐户。

在拥有数百或数千个帐户的大型组织中,您可能会将帐户列表导出到电子表格,以便与从其他地方获得的活跃雇员列表(例如,人力资源或会计/工资单)进行比较。要导出列表,选择Download Users (account列表上面)。您可以将当前选择的列或所有用户信息列导出到谷歌工作表或逗号分隔的值文件(图a)。

对G Suite设备的检查允许您删除任何不需要访问组织数据的设备。在管理控制台中,选择Devices,然后移动设备,以查看Android和Apple设备以及相关用户帐户的列表。您可以根据最后一次同步对列表进行排序,以便轻松地识别不再使用的旧设备(图B)。

一旦确定要删除的设备,就可以采取适当的行动来保护组织数据。根据您的组织使用的设备和移动管理选项的类型,这些选项可能允许您从设备删除组织数据,或阻止或完全删除设备。

图B

在G Suite管理控制台中,检查设备,看看是否有需要删除的设备。

审查套件应用程序、额外的谷歌服务、市场应用程序和通过SAML(安全断言标记语言)链接的任何应用程序,以确定不再需要的任何应用程序。然后浏览每个app组(图C),点击列表app右侧的垂直三点式菜单,选择一个选项,例如关闭所有人或者移除组织访问权限。


检查每个应用程序的设置,以确保配置符合组织的需要。新的应用程序功能有时会提供新的应用程序设置,因此要针对每个应用程序组(G套件、额外的谷歌服务、市场应用程序和SAML应用程序)调整它们。请仔细注意那些影响共享的设置,如谷歌驱动器数据、日历共享或Gmail委托的设置。


有时,谷歌做出的更改可能需要来自G Suite管理员、帐户持有人或两者的操作。例如,在2019年8月,谷歌宣布了从传统的Hangouts到Hangouts Chat和Hangouts Meet过渡的时间表,过渡将从2020年中期开始。类似地,云打印的支持页面表明,到2020年底将不支持云打印。如果您依赖于这两种服务中的任何一种,请检查所宣布的更改并相应地制定计划。

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